Följa John

Vi älskar våra konferenser och mässor i Sverige. Med all rätt. Det är ofta roligt och utvecklande att delta i en konferens eller vara med på en mässa. Vad är skillnaden mellan en bra konferens och en mindre bra konferens? Vad är viktigt att tänka på när du planerar upplägg och innehåll?

• Det säger sig självt att lokalerna är viktiga – öppna, ljusa och inbjudande, lätta att komma till, lätta att hitta i.

• Utrustning, material och allt det praktiska blir givetvis extra viktigt när många människor och organisationer är inblandade.

• Som alltid – var noggrann med ditt syfte. En konferens för konferensens egen skull blir sällan lyckad. Deltagarna måste känna att det är meningsfullt att vara där.

• Det ska finnas möjlighet till både formella träffar och informella träffar. De formella är till exempel vid föredrag och presentationer. De informella kan vara spontanmöten på kaféer eller under fikaraster.

• Om man på en konferens bara sitter och lyssnar på den ena experten efter den andra blir det fel till slut. Jobba med formen så att det finns tid för reflektion, idéutbyte, brainstorming och diskussion. Det är enklare än man tror att organisera, men det förekommer alldeles för sällan. Till exempel kan du skippa ett föredrag och istället organisera olika typer av temagrupper kring specifika frågor. Tänk på att många som deltar i en konferens har gedigen kompetens och mycket erfarenhet. Det är ett stort slöseri att så många, så ofta ska sitta passiva, vilket ofta är fallet.

• Skapa utrymme för kontakter mellan dem som arbetar med liknande frågor eller har samma intressen. En idé är stora namnlappar med mer information än bara namn och ort. Uppmana alla att ta med extra många visitkort och hitta på ettsystem för utbyte av dessa. Här kan man hämta idéer från alla de nätverksträffar som numera organiseras i Sverige.

• Personligen är jag mer intresserad av mötet mellan människor än att leverera underhållning, upplevelser och äventyr, men jag vet att många gånger upplevs dessa företeelser som attraktioner som folk vill ha. Tänk i alla fall noga igenom vad syftet är innan du ger dig in i underhållningsbranschen.

En god metafor är att se dig själv som värd eller värdinna för en stor fest. Mat och underhållning kan vara viktiga för en bra fest, men ännu viktigare är att människor finner varandra och har utbyte av varandra. Ditt uppdrag är att underlätta detta.